Digital durchdacht – Meyle+Müller und seine IT-Tochter apollon setzen auf die elektronische Unterschrift


Adobe
Der mittelständische Medien- und IT-Dienstleister Meyle+Müller und seine IT-Tochter apollon nutzen systematisch die Chancen der Digitalisierung. Schritt für Schritt werden daher auch nahezu alle Dokumentenvorgänge mit Adobe Sign auf die elektronische Unterschrift umgestellt.
Digitalisierung ist kein Prozess, der nur große Unternehmen etwas angeht. Die Meyle+Müller GmbH+Co. KG (M+M) beweist, dass auch Mittelständler die digitale Transformation mit Bravour stemmen und von ihr profitieren können. Der Spezialist für Medienproduktion aus Pforzheim unterzeichnet immer mehr Vertragsdokumente auf elektronischem Wege statt auf Papier mit Tinte oder Kugelschreiber. Die Entscheidung fiel dem Unternehmen sehr leicht. Denn dem technologischen Wandel stand es in seiner über hundertjährigen Geschichte schon immer aufgeschlossen gegenüber. Von einem Handwerksbetrieb im grafischen Gewerbe hat sich das Unternehmen zu einem modernen Dienstleister entwickelt, dem Weltmarken vertrauen.
Mit über 350 Mitarbeitern in mehreren eigenständigen, hochspezialisierten Tochterunternehmen und Geschäftsbereichen gehört die Meyle+Müller Gruppe heute zu den großen und innovativen Mediendienstleistern in Deutschland. Sie steht für modernste Lösungen, Workflows und Systeme für die Omnichannel-Medienproduktion.
Hauptgeschäftsfelder der Gruppe sind die High-Volume Medienproduktion, Creative Services, Fotografie, CGI inklusive Postproduction sowie Packaging und Medien-IT. Zur Gruppe gehören vor allem das IT-Tochterunternehmen apollon in Pforzheim sowie die Hanse Reprozentrum GmbH in Hamburg und das Consulting-Unternehmen Think Open in Ulm. Daneben betreibt Meyle+Müller offshore-Produktionsstandorte in Bulgarien und in Thailand.
Für Kunden auf effiziente Weise Medienlösungen zu schaffen, ist eine große Stärke von M+M. Dies geht aber nur, wenn innerhalb des Hauses selbst so effizient wie möglich gearbeitet wird. Daher gehört es zum Selbstverständnis von M+M und apollon, immer wieder zu prüfen, wie sich die Unternehmen mithilfe neuer Technologien und Prozesse verbessern können. Mit der Einführung der elektronischen Signatur  verschlanken die Unternehmen ihren internen Verwaltungsaufwand enorm.
Arbeitsverträge per Mausklick statt auf Papier unterschreiben
Seit September 2017 sind M+M und apollon dazu übergangen, Zug um Zug das Vertragswesen auf die elektronische Signatur umzustellen. Den Anfang haben Arbeitsverträge gemacht. „Arbeitsverträge haben wir als Bereich identifiziert, den wir mit Adobe Sign besonders zügig umstellen können, weil hier keine Formulare zu erstellen, sondern nur wenige Felder zu bearbeiten sind“, erklärt Atessa-Lena Wächter, als HR Assistant in der Personalabteilung von Meyle+Müller für das Recruiting zuständig.
Alle Dokumentenprozesse rund um Arbeitsverträge erledigt die Personalabteilung nun komplett über die Weboberfläche von Adobe Sign. Das gilt sowohl für die Verträge von neuen Mitarbeitern als auch für Änderungen an bestehenden Verträgen. Mehr als einen gängigen Browser braucht keiner der Beteiligten dafür.
Nach dem erfolgreichen Vertragsgespräch erstellt Atessa-Lena Wächter ein individuelles Vertragsdokument am Computer. Anschließend versieht sie es in der Weboberfläche von Adobe Sign mit Feldern, in denen die Unterzeichner ihre Signatur hinterlassen. Danach legt sie die Reihenfolge der Unterzeichner fest und startet den Prozess. Als nächstes treffen nacheinander eine E-Mail beim Jobkandidaten und bei der Geschäftsleitung ein. Das Arbeitspapier unterzeichnet der Empfänger entweder per Tastatur am Desktop-Computer oder mit der Fingerspitze bzw. einem Digitalstift auf dem Display des Smartphones oder Tablets. Dies lässt sich auch schnell und einfach unterwegs erledigen.

Damit Atessa-Lena Wächter alle laufenden Prozesse im Blick behält, listet die Weboberfläche diese übersichtlich auf. Automatische Erinnerungen helfen dabei, Verzögerungen zu vermeiden. Rechtliche Bedenken hat das Unternehmen nicht, da der Gesetzgeber die elektronische Signatur für solche Fälle als gleichwertig erachtet.
Außerdem protokolliert Adobe Sign den Signaturverlauf im Detail. Auf diese Weise wird das Zustandekommen der Unterschrift für jedermann nachvollziehbar und der Vorgang lässt sich gerichtsfest beweisen. Dass eine Unterschrift auf dem Handy grafisch mitunter nicht ganz so gelingt wie mit Tinte auf Papier, spielt dafür keine Rolle. Sollten Jobkandidaten dennoch ein mulmiges Gefühl haben, könnten sie sich weiterhin für eine Unterschrift auf Papier entscheiden. Diese Wahl überlassen M+M und apollon den Unterzeichnern.
Von dieser herkömmlichen Variante wird seit der Einführung der elektronischen Signatur aber nur noch selten Gebrauch gemacht. „Die Geschwindigkeit der elektronischen Unterschrift mit Adobe Sign hat praktisch alle Beteiligten bisher restlos überzeugt. Viele Kollegen freuen sich, dass sie den Vertrag nicht mehr als Papierkopie in einen Ordner einsortieren müssen, sondern ihn bequem auf der Festplatte speichern können“, berichtet Atessa-Lena Wächter.
Digitalisierung als strukturierter Prozess
Für Meyle+Müller und apollon war es von Anfang an keine Frage, ob die Unternehmen vom großem Potenzial der Digitalisierung profitieren können, sondern vielmehr, wie sie sich sinnvoll digitalisieren können, erklärt Norbert Weckerle, Geschäftsführer bei Meyle+Müller und Geschäftsführender Gesellschafter bei apollon. „Die Digitalisierung ist keine Angelegenheit, die die Firmenleitung im Handstreich entscheiden kann. Daher war es uns wichtig, dass viele kluge Köpfe in und außerhalb des Unternehmens in einem gemeinsamen Prozess Ideen und Vorgehensweisen entwickeln. Adobe hat uns als langjähriger Partner bei diesem Wandel mit großem Verständnis für unsere Bedürfnisse beraten“, berichtet Norbert Weckerle.
Statt in blindem Aktionismus zu verfallen, haben M+M und apollon in Workshops über Chancen und Hemmnisse beim Digitalisieren von bisher analogen Prozessen diskutiert. Dabei haben sich die Entscheidungsträger von den Vorteilen der elektronischen Signatur mit Adobe Sign überzeugt. Dass diese Entscheidung teambasiert gefällt wurde, hat den Change-Prozess erheblich erleichtert. Von den Workshops im Juni 2017 bis zur Einführung der elektronischen Signatur im September 2017 vergingen nur knapp zwei Monate. Das ist eine außergewöhnlich schnelle Einführung einer solchen Lösung, die allerdings auch durch die einfach zu realisierende Implementation von Adobe Sign begünstigt wurde.
Mehr Zeit für anderes und Vorteile für Employer Branding
Der neue Prozess rund um Adobe Sign verschafft der Personalabteilung eine nicht zu unterschätzende Zeitersparnis. „Was früher drei bis vier Tage dauerte, erledigt sich dank des Prozesses mit Adobe Sign meist innerhalb weniger Minuten“, erklärt Atessa-Lena Wächter. Auch die Materialeinsparung ist beachtlich. Wird die Unterschrift elektronisch abgewickelt, entfällt nämlich auch der Ausdruck einer Vereinbarung. Das spart bei jedem Dokumentenprozess insgesamt bis zu 20 Seiten Papier. Das ist einer dieser vielen kleinen Vorteile der Digitalisierung, die in der Summe zu einer zeitgemäß effizient aufgestellten Unternehmensführung beitragen.
Neben den reinen Vorteilen für die Betriebsabläufe profitiert auch die Markenbildung der Unternehmensgruppe von der Digitalisierung des Personalwesens. „Mit elektronischen Vertragsabschlüssen können wir Bewerber schon vor dem ersten Arbeitstag von unserer modern ausgerichteten Unternehmenskultur überzeugen“, betont Alice Kirstein, Assistentin der Geschäftsleitung bei Meyle+Müller. „Bei uns ist es während der postalischen Unterzeichnung von Arbeitsverträgen immer wieder vorgekommen, dass Bewerber abgesprungen sind. Das passiert jetzt nicht mehr, da wir dank des elektronischen Unterschriftsverfahren in Adobe Sign die Verträge sehr viel schneller unter Dach und Fach bekommen“, ergänzt Atessa-Lena Wächter.
Adobe Sign für Dokumentenprozesse im ganzen Unternehmen
Neben Arbeitsverträgen kommen auch Dokumentenprozesse in vielen weiteren Unternehmensbereichen für den Einsatz von Adobe Sign infrage. Nach dem erfolgreichen Projekt im Personalwesen wollen Meyle+Müller und apollon die elektronische Unterschrift in naher Zukunft ebenfalls für Kunden- und Lieferantenverträge verwenden. Auch dieses Vorhaben ist keine Entscheidung aus dem Bauch heraus, sondern Ergebnis des von allen Unternehmensbereichen getragenen Change-Prozesses. „Wir werden immer digitaler. Die große Akzeptanz, die der Einsatz der elektronischen Signatur im Rahmen von Adobe Sign erfährt, zeigt uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind“, sagt Alice Kirstein.